Darstellungen im Projektmanagement sind oft sehr schematisch und nach dem gleichen Muster aufgebaut: Balkendiagramme, Ampeln oder Gantt-Charts. Wenn es noch ein weniger kreativer sein darf, kommen vielleicht noch Harvey-Balls oder Excel-Diagramme ins Spiel. Und dann gibt es da noch die agile Welt: Task-Boards, Burndown-Charts und ähnliches. Projektmanagement-Werkzeuge bieten diese Darstellungsmöglichkeiten oft out-of-the Box an. Aber sind diese Darstellungen auch immer brauchbar? Hat jeder die entsprechende Software auf seinem Rechner? Passen diese zu Eurem aktuellen Projekt und sind diese für ein Reporting an das Management geeignet?

Unsere langjährige Erfahrung zeigt uns, dass in vielen Firmen oft schwierig ist. Daten werden häufig aus PM-Tools wie MS Project kopiert und aufwendig in firmenkonforme PowerPoint Präsentationen übertragen. Das Resultat ist meist ernüchternd. Hoher manueller Aufwand und eine finale Darstellung, die weder die Chefs noch den Ersteller überzeugt.

Geht es nicht besser?

Wir glauben ja. Aus diesem Grunde haben wir eine Partnerschaft zwischen Visual Braindump und der VISBO GMBH geschlossen. Die VISBO GmbH hat eine Software entwickelt, mit der es möglich ist, interaktive PowerPoint Slides zu erzeugen, die sich selber aktualisieren können. VISBO hat hierfür Software-Schnittstellen zu Standard-PM-Werkzeugen wie z.B. Excel und MS Project entwickelt. Über diese Schnittstellen werden Plan- und Ist-Daten aus den Quellen extrahiert und zur Laufzeit in ein visuelles interaktives PowerPoint-Canvas Sheet transformiert. Die Vorteile hiervon liegen auf der Hand: Potenzielle Kunden können für das Reporting auf das Standardwerkzeug PowerPoint zurückgreifen und hierdurch Lizenzkosten einsparen. Darüber hinaus müssen Vorlagen nur initial entworfen werden (z.B. Layout, Icons und Symbole), um dann auf Knopfdruck mit aktuellen Daten aus den zuvor genannten Quellen gefüttert zu werden.

Aber wie sehen nun solche „anderen“ PowerPoint Canvas-Sheets aus?

Nun, das ist der Punkt wo Visual Braindump ins Spiel kommt. Da wir immer auf der Suche nach neuen und kreativen Darstellungsformen sind, glauben wir, dass wir zum Beispiel Management Views, Portfolio Maps, Team Aufgaben oder Zulieferer-Sichten optisch ansprechender und auf neue Weise darstellen können.

Beispiel – Portfolio Roadmap

Ihr könnt es Euch noch nicht wirklich vorstellen? Darum geben wir Euch heute einen ersten Einblick in unsere ersten Entwürfe. Nehmen wir zum Beispiel eine Übersicht über alle laufenden Projekte eines Unternehmens oder eines Bereiches. Selbstverständlich kann man den Überblick in Tabellenform oder mittels eines Gantt-Charts darstellen. Aber ist dies wirklich übersichtlich?

Wir haben uns etwas anderes überlegt. Wie Ihr an unserem Beispiel erkennen könnt, teilen wir den Lebenszyklus eines Projektes in 6 Phasen (selbstverständlich kann dies je nach Bedarf individuell angepasst werden). Die Projekte selbst werden über Karten visualisiert, mit einem Identifier versehen (z.B. Projekt 1, Projekt 2,…) und den jeweiligen Phasen zugeordnet. In welcher Phase sich das jeweilige Projekt befindet wird aus der Planungssoftware-Quelle durch VISBO extrahiert und in Form der Karte dynamisch in dem PowerPoint-Canvas platziert. Der Kunde erhält so einen schnellen automatischen Überblick, wie weit fortgeschritten das jeweilige Projekt ist.

Portfolio Roadmap

 

Des Weiteren können die einzelnen Projekte angeklickt werden, um dynamisch Statusinformationen zu dem jeweiligen Projekt zu erhalten, wie oben über den dicken orangefarbenen Pfeil symbolisiert. Und wenn ihr viel mehr Projekte in eurem Portfolio habt als oben dargestellt? Dann stellt einfach die Wichtigsten als „Karten“ dar und mit einem Klick auf das Symbol der jeweiligen Phase werden euch in der Detail Info die Liste der Projekte gezeigt, die in eurem Portfolio in dieser Phase sind.

Beispiel – Supplier View

Nachfolgend seht Ihr zunächst ein klassisches VISBO Powerpoint für eine Lieferanten- Ansicht für Termine, Meilensteine und Lieferumfänge, die aus einem Microsoft Project Plan erzeugt wurde.

 

 

 

Aber auch hier haben wir eine alternative Option entwickelt. Den aktuellen Fortschritt der Lieferantentätigkeiten visualisieren wir mithilfe eines Lkws. Je nach Fortschritt hat der Lkw auf seiner Fahrt bestimmte Meilensteine bereits passiert oder noch vor sich. Die Position des Lkws wird selbstredend auf Basis der aktuellen Quelldaten ermittelt. Mithilfe einer Ampel stellen wir den aktuellen Status des gerade aktiven Meilensteins dar. Um eine Übersicht über die Meilensteine zu erhalten, verwenden wir ein gespiegeltes Taskboard. In der linken Spalte stehen die abgeschlossenen Meilensteine, in der Mitte der aktuelle und rechts die noch zu Erledigenden. Klickt man nun auf einen der Meilensteine, werden spezifische, aktuelle Daten in der Details-Spalte sichtbar.

 

Lieferantenansicht

 

Wie geht es weiter ?

Gerade sind wir dabei die Portfolio Roadmap umzusetzen und in das VISBO Portfolio zu integrieren. Ziel ist es in Zukunft das Visbo Standard Produkt um eine „Visual Braindump Canvas Edition“ anzureichern. Diese wird sowohl die Templates als auch die passenden Icons und Grafiken enthalten.

Wenn Ihr Euch mit uns zu dem Thema austauschen wollt, könnt Ihr Euch gerne jeder Zeit an Thomas Koytek oder an uns wenden. Für Anfang Mai haben wir ein gemeinsames Webinar geplant, wo wir Euch weitere Details vorstellen.

Ferner planen wir auch individuelle Kundenworkshops, wo wir mit Euch gemeinsam Eure individuellen Canvas-Templates entwickeln.

Ihr könnt uns auch gerne hierzu an unserem Visual Braindump Stand auf der PMWelt am 13.3. in München ansprechen.

Wir halten Euch auch dem Laufenden,

 

Thomas, Daniel und Christian

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