Virtuelle Mixed Boards

Ja, wir leben noch! Seit unserem letzten Post ist doch schon einiges an Zeit ins Land gezogen, aber uns geht es gut. Wir sind gesund und bisher sind wir ganz gut durch die Krise gekommen. Heute möchte ich euch etwas über virtuelle Mixed Boards erzählen. Wie man verschiedene Methoden darauf darstellen und mischen kann – also virtuelle Mixed Boards.

Sicherlich habt ihr im letzten Jahr auch viel über virtuelle Boards gelernt und mit diesen gearbeitet. Ob ihr Conceptboard, Mural oder Miro einsetzt, ist für mich nicht entscheidend. Sicherlich gibt es beim einen Tool das nette Feature hier, beim anderen das interessante Template da. Für manche mögen auch die Themen Datenschutz und der Speicherort der Daten das primäre Kriterium sein. Mir geht es bei dem Thema virtuelle Mixed Boards um Inhalte und da sehe ich folgendes Problem:

Das Problem

Alle diese Tools verfügen über Frameworks oder Templates, die problemlos in ein Board integriert werden können. Meine Erfahrung jedoch zeigt, dass diese Canvas, Grids und Pads und wie sie alle heißen, zwar zu 80% passen, aber eben nie perfekt zur gestellten Aufgabe. Sicher – man könnte in vielen Fällen auch mit den 80% gut leben. Aber ich halte mehr davon, Dinge schlau zu kombinieren, zu erweitern, zu adaptieren und zu modifizieren, um dem Kunden ein möglichst optimales Workshop-Erlebnis zu garantieren.

Ein Beispiel

Einer meiner Kunden berichtete mir, dass sich sein Bereich extrem schwer damit zu tun, Dinge zu priorisieren und überhaupt fertig zu bekommen. Wir kamen relativ schnell auf das Thema Kanban zu sprechen. Wir empfanden Kanban auch als gute Basis, aber letztendlich fehlte uns etwas, um alle Aufgaben zu strukturieren und vorzubereiten.

Also machte ich mich an die Arbeit und entwarf folgendes Schema. 

1. Zunächst mussten wir die ganzen Aufgaben und Anforderungen sammeln – dafür erstellten wir Standard-Ticket inkl. Beschreibung des Aufbaus
2. Nachdem jeder Mitarbeiter seine Tickets gesammelt hatte, platzierte er diese in einem Sammelbecken (Je eine Farbe pro Bereich)
3. Im dritten Schritt wurde in einem kurzen Workshop jedes Ticket in eine Now-How-Wow-Ciao-Matrix eingeordnet. Tickets im Ciao Feld wurden sofort gelöscht, Tickets im How-Feld wurden in den Pool zurückgestellt. Diese mussten weiter verfeinert werden.
4. Für alle Tickets aus Now und Wow wurde dann ihre relative Größe mithilfe von T-Shirt-Größen geschätzt. Alle Tickets zwischen M und XS landeten auf dem Kanban-Board, alle anderen mussten zurück in den Pool und zerkleinert werden.
5. Die übrig gebliebenen Tickets wurden ins Kanban-Board übernommen. Wobei das Kanban Board noch horizontal unterteilt wurde in Kategorien wie Technik oder Organisation.
6. Nach 2 Wochen wurde eine Retrospektive durchgeführt, um den vergangenen Durchlauf zu bewerten.
7. Die Verbesserung-Vorschläge aus der Retro wurden in neue Tickets überführt und in das Sammelbecken gestellt. Anschließend startete der Prozess wieder mit Punkt

Ideen und Austausch

Neben diesem Board habe ich einige in letzter Zeit entwickelt. Wenn Ihr Interesse an diesem Virtual Mixed Board oder Fragen habt, könnt ihr euch sehr gerne bei mir melden. Falls Ihr irgendwelche virtual Mixed Boards entwickelt habt, würde es mich natürlich freuen, davon zu erfahren. Selbstverständlich werden diese Boards auch Inhalt unserer Facilitation Masterclass sein. Wir würden uns sehr freuen, Euch als Teilnehmer begrüßen zu dürfen.