Wir freuen uns sehr über den folgenden Gastbeitrag von Werner Motzet. Werner hat unser Role Model Canvas (RMC) in einem  skalierten agilen Umfeld verwendet, angepasst und mit weiteren Werkzeugen kombiniert. Visual Braindump war bei ihm zu Besuch und durfte über das Ergebnis staunen. Aber genug vorweg. Los geht’s! Viel Spaß beim Lesen.

Rollenklärung mit RMC in einem skalierten agilen Umfeld

Wer hat welche Rechte und Aufgaben und wie werden Entscheidungen getroffen

Vergangenen Donnerstag haben mich Christian und Daniel über Twitter an mein Versprechen vom 30. März bei der PMWelt erinnert: Nach dem Besuch von Daniel bei uns im VisualCenter einen Blogbeitrag drüber zu schreiben, wie wir für uns das Role Model Canvas (RMC) von Visual Braindump angepasst haben und es nun bei der täglichen Arbeit nutzen.

Hat sich der Aufwand überhaupt gelohnt?

An zwei Beispielen aus der letzten Woche kann ich das ganz gut beantworten:

  1. Entscheidung zum “Schätzvorgehen” durch die ScrumMaster

Wie in jeder agilen Umgebung machen auch wir Retrospektiven. Dabei hatten wir u.a. festgestellt, dass unser (kontinuierlicher) Verbesserungsprozess zu träge ist und nicht (mehr) richtig wirkt.
Für mehr Transparenz wollen wir auch eine Schätzung einführen… Nun ging es darum, in welcher “Einheit” die Schätzung(en) in den Teams durchgeführt werden sollen.

Ein übergreifendes Meeting, mit Vertretern aus allen Rollen, hatte die Entscheidung an die Teams gegeben und die ScrumMaster (SCM) gebeten, diese mit den Team zu besprechen. Da stand ein SCM auf verwies auf die RMCs und dass diese Entscheidung von den Teams an die SCMs gegeben wurde. So konnte die Entscheidung sofort (ohne Verzögerung) getroffen werden.

  1. Beteiligung der ScrumMaster an einer Teamumbildung

Eine Einrichtung wie das IT-Systemhaus der BA hat natürlich eine Linienorganisation und diese muss natürlich mit den “agilen Teams” bzw. den “agilen Strukturen” zurechtkommen.
Daher gibt es zu den RMCs der Linienvorgesetzten und SCMs entsprechende “Pokerstreifen” (dazu weiter unten mehr), auf denen die beiden Gruppen die Beteiligung an Entscheidungen dokumentiert hatten.

Im konkreten Fall haben sich die Kollegen nicht an die Vereinbarungen gehalten. Daher wurde der Pokerstreifen abgenommen und zur weiteren Klärung  den Linienvorgesetzten übergeben. Diese Klärung fand zunächst unter den Linienvorgesetzten unter sich und dann mit SCMs und Teams statt, um eine Klärung herbeiführen.
Positiver Nebeneffekt: Nach kurzer Aufregung geht es jetzt darum, für die Zukunft eine bessere Vorgehensweise zu finden und das hat sich so toll ausgewirkt, dass auch für den konkreten Fall noch eine gemeinsame Lösung gefunden wurde.

Wie kam es zur Einführung der RMCs?

Bei knapp 200 Mitarbeitern, die alle an der (Weiter-)Entwicklung einer Applikation arbeiten, gibt es immer wieder Unklarheiten. Zum Beispiel: “Wer ist für was zuständig und wer entscheidet was?”.
Das war auch das Ergebnis einer Umfrage im 2. Halbjahr 2015, die unter den Mitarbeitern nach der Transformation hin zu “SCRUM@VAM” durchgeführt wurde: Die Mitarbeiter wünschten sich “mehr Klarheit über Zuständigkeit(en) und Entscheidungsbefugnisse”.

Genau zu dem Zeitpunkt las ich Anfang April im Projektmagazin den Beitrag von Christian “Das Role Model Canvas – Rollen schnell und gemeinsam definieren”

Der Untertitel gefiel mir besonders gut: “Visuelle Alternative zur RACI-Matrix”

Daher, weil die RACI-Matrix bei uns nicht geholfen hat. Schnell noch den entsprechenden Artikel bei LinkedIN gelesen, dann ging es los.

Zunächst habe ich meine Idee einigen Kollegen vorgestellt und viel Zustimmung erhalten. Die Entscheidung war schnell gefasst: ” Ja das lohnt sich für uns alle, da wollen wir investieren.” So war das “Vorbereitungsteam” schnell gefunden.

Anpassungen und Erweiterungen

In wenigen Runden war das RMC angepasst:

  1. Die Rubrik “Tools” konnte raus, da sie im konkreten Fall bei uns nicht relevant ist.
  2. “Ziele & Mission” dagegen ist uns am wichtigsten und verrutscht daher sichtbar, als Querelement oben im Canvas.

Fertig sah es dann so aus

 

Zusätzlich überlegten wir uns, wie wir mit den “Überschneidungen” im Bereich der Entscheidungen umgehen könnten.
Ich erinnere mich nicht mehr genau wie wir auf die Idee kamen (evtl. hatte die Veranstaltung agile Leadership eine Rolle gespielt). Wir entschieden uns jedenfalls schnell dazu, nach der gegenseitigen Vorstellung der RMCs alle relevanten Themen für Entscheidungen mit dem Delegation Poker nach Management 3.0 “auszupokern”.

Erste Runde(n) mit drei Gruppen

Wir entschieden uns, nicht gleich mit allen 14 verschiedenen Gruppen zu starten, sondern mit den drei Gruppen der Linienvorgesetzten (u.a. wegen den Umfrageergebnissen). Die Erfahrungen sollten dann wieder in die Runden mit den nächsten Gruppen als Verbesserungen einfließen.

Innerhalb der eigenen Gruppe sehr fruchtbar

Wir hatten bei der Vorbereitung schon damit gerechnet, dass es innerhalb der Gruppen einen anregenden und fruchtbaren Austausch geben wird und schon bei den ersten zwei Gruppen ging es hoch her. Für offene Punkte hatten wir von Anfang an “blaue Punkte” eingeführt um Themen zu markieren, die noch nicht abschließend geklärt waren.

Wir gingen in folgender Reihenfolge vor:

  1. “Ziele und Missionen”
  2. “Primäre Aufgaben”
  3. “Verantwortet und Entscheidet”

Die Erarbeitung erfolgte jeweils in Einzelarbeit (ca. zehn Minuten). Dann wurden die erstellten Haftnotizen nacheinander “vorgetragen” (ohne Diskussion – nur die erwähnten blauen Punkte sind erlaubt). Die nachfolgenden Personen haben schon selbständig “geclustert” (zusammengefasst) und dann gab es eine gemeinsame Runde, in der die Punkte durchgesprochen wurden.

Bei den “Primären Aufgaben” wurde dann noch versucht, diese auf die Ziele und Missionen zu beziehen. Ebenso bei “Verantwortet und Entscheidet”. Es wurde geprüft, ob die erstellte Aufgabe eine “Primäre Aufgabe” ist. Zusätzlich wurden noch die anderen Felder befüllt. Als besonders hilfreich erwies sich auch das Kästchen “Nein”, um sich gegen “Fremderwartungen” abzugrenzen und das so aufgekommene Thema für spätere Gespräche mit anderen Rollen nicht zu vergessen.

Die zum Teil heißen Diskussionen wurden von allen als sehr erhellend erlebt. Sätze wie: “Nun verstehe ich besser wie Du Dich siehst…” bezeugten das in den Feedbackrunden.

Gegenseitiges Vorstellen

Als nächstes stellten sich die Gruppen gegenseitig Ihre RMCs vor. Auch hier erweisen sich die “blauen Punkte” als sehr hilfreich. Dabei war die Reihenfolge wieder:

  1. Vorstellen eines Bereiches
  2. Fragen von den/der anderen Gruppe und so weiter bis das RMC komplett vorgestellt war.

Bei diesen Vorstellungen haben wir ein zusätzliches Feld unten angefügt: “Feedback, Fragen, Anregungen, etc…”. In diesem Feld wurden entsprechende Post-ITs platziert.

Anschließend stellte dann die zweite Gruppe der ersten Gruppe Ihr RMC vor. Bei der Gelegenheit wurden dann auch schon Themen identifiziert, die es “zu pokern” galt.

Delegation Poker

Wir sind ja schon “geübte Pokerspieler”, da wir immer wieder mal “Estimation Poker” beim Planning nutzen. Daher war die Vorgehensweise leicht übertragbar. Jeder überlegt kurz, dann wird auf ein Kommando aufgedeckt und darüber gesprochen. Es wird solange wiederholt, bis Einigkeit (100%) besteht.

Wir haben zur Verdeutlichung der Bedeutung der Zahlen 1-7 das Bild von Appelo um deutsche Bezeichnungen ergänzt [finde ich im Web nicht mehr, habe ich nur noch lokal].

Auch das Pokern war sehr erhellend, weil z.T. schon in der ersten Runde “bessere” Ergebnisse rauskamen als von den Teilnehmern erwartet.

Fleißarbeit

Nach den “Erfahrungs-Runden” mit den ersten drei Roll ging es nun darum, alle identifizierten 14 Rollen abzudecken. Bei fast allen Rollen nahmen alle (anwesenden) Mitglieder teil. Nur bei den Entwicklungsteams wurden je zwei Vertreter aus jedem Team gewählt. Mit somit rund 30 Vertretern war diese Gruppe am größten.

In dieser Runde wurden nach und nach alle 14 RMCs für alle Rollen erstellt.

Vorstellen und Pokern

In der nächsten Runde stellte jede Rolle den 13 anderen Rollen Ihr RMC vor. Bei gemeinsamen Verantwortungen pokerten die betroffenen Rollen. Wer hat’s schon ausgerechnet, wie viele Meetings das ergab?

Zusammenfassung

14 Rollen mit Pokern, wie lange hat das gedauert?

Die Proberunden waren im Mai und Anfang Juni 2016. Ende Juni begannen dann die weiteren elf Rollen. Im August war Pause. Die Fertigstellung aller 14 RMCs und aller Pokerstreifen war im Oktober 2016.

Jahresschluss

Wir haben traditionell im Dezember unser “Jahres-All-Hands”. Ein Treffen aller Mitarbeiter mit einem Rückblick und einem Ausblick. Zu dieser Veranstaltung haben wir die RMCs in Weihnachtsmarktstände verwandelt und in jedem RMC einen “Gewinncode” versteckt. Zusammen mit weiteren Fragen und Infoständen, mussten die Mitarbeiter die Codes sammeln. Als Gewinn gab es u.a. gemeinsame Mittagessen mit Produktverantwortlichen und Linienvorgesetzten. Fast alle Mitarbeiter, die nicht an den “Weihnachtsständen” zur Erklärung im Einsatz waren haben teilgenommen.

Wie geht’s weiter?

In Confluence haben wir für das Ergebnis einen eigenen Bereich: “Role Model Canvas” angelegt.

Alle 14 RMCs und Pokerstreifen haben wir “digitalisiert”. D.h. als Foto eingesetzt und verschlagwortet für alle Mitarbeiter verfügbar und durchsuchbar gemacht.

Zu jeder Rolle wurden sogenannte “Spokes” (Vertreter) gewählt. Die Originale (RMC & Pokerstreifen) wurden im und um das sogenannte Visual Center (ein großer, für alle erreichbarer Verbindungsraum) aufgehängt. Diese Plätze sind nun auch als Orte für die weitere Pflege in Gebrauch. Wenn ich oder wir von der Rolle xyz eine Frage zu einer anderen Rolle haben, laden wir die Spokes zu einer Aussprache am RMC-Original ein und besprechen die offenen Punkte.

Am besten aber kommt Ihr uns mal besuchen und schaut Euch das “Live” an, Papier (Blog) ist geduldig da kann man viel erzählen. Wie das in der Wirklichkeit funktioniert, sollte man sich besser im echten Leben ansehen, ganz unter dem Motto Teilen macht reich.

 war der Beitrag von unserem Freund Werner. Um der abschließenden Einladung zu folgen, kontaktiert Werner unter: “wmo(at)motzet-online.de”.

Danke Werner!

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