Im Geschäftskontext zahlt sich Visualisierung aus

Seit Mitte Februar bin ich in einem Team von ca. 17 Personen in unterwegs. Interdisziplinär gemischt aus Entwicklern, Business-Analysten, Requirements-Engineers, Key-Accountern und modern eingestellten Führungskräften. Ein neuer Einsatz für Visual Braindump im Konzernalltag.

Der Grund für meinen Einsatz:

  • Ein neu zusammengesetztes Team zusammenführen.
  • Agile Werte fördern.
  • Agile Vorgehensmodelle, Frameworks, etc. tiefer etablieren… und nicht zuletzt den fachlichen Wissensaustausch fördern.

Was hat da ein Visual Braindump’ler zu suchen?

Kurz geschrieben: Meistens mangelt es einfach im Bereich Kommunikation. Und der Rest? Da sind wir auch nicht auf den Kopf gefallen.

ToDos und Roadmaps visuell aufbereitet machen jeden Menschen neugieriger (im Vergleich zu langen Texten). Ich kann Themen auf Bildmetaphern und kurze Textinfos kondensieren und habe so immer das Gesamtbild im Blick.

Aber so mit Sketches… kann das funktionieren? Ja, geht:

Das Bild stellt eine erste und allgemeine Variante dar. Kundendetails darf ich euch leider nicht zeigen.

Ja, es dauert länger, als kurze Stichpunkte zu schreiben. Allerdings ist es gleichzeitig Zeit, in der ich mich inhaltlich mit dem Thema auseinandersetze. Außerdem erreiche ich mit einem zeichnerischen Ergebnis eine höhere Aufmerksamkeit als mit einer Kettenmail…

Mal ein wenig verrückt sein hilft

Sehr interessant war, dass von keiner Seite ein negativer Kommentar zur Art der Inhaltsaufbereitung kam. Das lag sicherlich auch daran, dass ich auf ein sehr aufgeschlossenes Team gestoßen bin. Beim Einsatz in großen Unternehmen passiert das leider zu selten.

Vorsichtige Zurückhaltung gab es natürlich schon, aber das hat sich relativ flott gelegt. Spätestens nach einer gelungenen Übergabe durch das Team an den Kunden. Die Einlage folge prompt (links).

Aber da war noch ein Problem:

Es war an einigen Stellen unklar, wer welche Aufgaben übernimmt, übernehmen sollte oder wo es unnötige Überschneidungen gab. Da dieses Problem dort kein Einzelfall darstellt, haben wir dafür etwas im Petto. Unser Role Model Canvas.

Das Ergebnis des Role Model Canvas Workshops ziert in Kürze das dortige Teambüro. Jede -vorab- identifizierte Rolle wurde durch das gesamte Team bearbeitet (Austausch, Commitment, Wissenstransfer…).

Kleine Gruppen von 3-4 Personen versammelten sich vor dem Role Model Canvas. Um auch alle anderen Sichten einzusammeln, gab es entsprechend fünf verfügbare Canvas mit der jeweils gleichen Rolle zur parallelen Bearbeitung. Also fünf verschiedene Ergebnisse zur gleichen Rolle. So viel Aufwand ist das nicht:

  • Vorbereitung: meine Aufgabe, ca. 10 Minuten
  • Bearbeitungszeit pro Rolle: Team, 10 Minuten
  • Nachträgliche Ergebniszusammenfassung: meine Aufgabe, ca. 15 Minuten pro Einzelergebnis.

In diesem Vorgehen konnten wir alle relevanten Rollen bearbeiten. Dazu konnten wir weitere Rollen identifizieren und in einer weiteren Runde bearbeiten.

Aber was passiert mit dem Ergebnis?

Die eigentliche Aufgabe hat erst begonnen. Ab jetzt tasten wir uns an die Lücken heran:

  • Wo fehlen Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten?
  • Wer sieht Aufgaben, unabhängig von irgendwelchen Standards, Guides und Chartas an anderer Stelle?
  • Welche Rolle sollten welche Themen nicht weiter zugeordnet sein?

Abweichungen von gewünschten Standards werden von mir farbig vermerkt und in einer weiteren Runde mit dem Team diskutiert. Das Ergebnis mag zwar immer noch nicht einem öffentlichen Standard entsprechen, dafür ist es ein Ergebnis, das -aus- dem Team heraus gewachsen ist und von ihm getragen wird. Um ehrlich zu sein, ist mir das 1000x mehr wert als einen Haken in einem allgemeinen Reifechart zu erhalten. Die Haltung des Teams gegenüber dem eigenen Standards ändert sich. Alle arbeiten an der weiteren Entwicklung des Standard mit. Vorab wurden schöne Hypothesen und Arbeitsvorgaben aus dem Netz abgeschrieben, aber nicht ernst genommen.

Es geht noch tiefer…

Nun gilt es, damit umzugehen. Gerade in den ersten Tagen ist das eine kleine Herausforderung.

Zwar bildet sich ein gemeinsames Verständnis der Rollen im Team, aber durch die Diskussionen und teils unterschiedlichen Sichten lassen sich Konflikte nicht verhindern. Die gilt es, zu lösen.

Für übergreifende Themen und Wissenslücken sind Workshops und Gruppendiskussionen für mich ein wunderbares Mittel. Zum Beispiel zum Thema Schätzungen, Teammeetings und unseren begehrten agilen Vorgehensweisen. Soweit easy.

Andere Themen nur in Einzelgesprächen oder Kleingruppen angegangen werden. Es geht um Unsicherheiten, Ängste, manchmal Befindlichkeiten aber immer um Dinge, die uns am Spaß an der Arbeit hindern. Oder schlimmer noch: frustrieren.

Die Auflösung ist dementsprechend individuell. Coaching, Moderation, Gespräch, Aussprache… egal: Das Blatt Papier ist immer mit dabei.

Spätestens wenn ich anfange mitzuskribbeln, haben meine Gesprächspartner und ich immer wieder leicht erkennbare Bezugspunkte. Sollte das Gespräch abschweifen oder emotional werden: ein Blick oder eine kurze Pause reicht aus. Danach sind wir wieder im Thema.
Bei vier Augen-Gesprächen bleibt das Bild im Zweifelsfall beim Gesprächspartner.

Möglicherweise entstehen daraus weitere Aktionen. Und das ist gut so. Das Rad dreht sich weiter und wir werden noch einige Runden drehen müssen. Aber der spürbare Effekt der ersten Tage ist ein guter Lohn.

Soweit die ersten Tage 😀 Mal sehen, was passiert, sobald wir im Team eine gewisse Ruhe eingekehrt ist. Vielleicht packe ich vor Ort die Customer Experience Journey aus und wir stürzen uns auf unsere Kunden (bildlich).

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