Obeya – die visuelle Kommandozentrale

Transparenz und die Integration aller Projektbeteiligten sind ein zentrales Thema für erfolgreiche Projekte. Mithilfe des visuellen Management-Tools Obeya kann dies erleichtert bzw. gefördert werden. In diesem Blogartikel zeige ich, wie ihr diese visuelle Kommandozentrale aufbaut, bzw. was deren Mehrwert ist.

Historie

Anfang der 90er Jahre stand Takeshi Uchiyamada, ein Toyota-Chefingenieur, vor einer schwierigen Herausforderung: das Auto des 21. Jahrhunderts mit sehr aggressiven Verbrauchszielen zu entwerfen. In weniger als drei Jahren kam das erste Hybridauto, der Prius, auf den Markt – 15 Jahre vor der Konkurrenz. Um dieses Ziel zu verfolgen, entwickelte er ein neues visuelles Management-System: Obeya. 

Ziel von Obeya (japanisch für “großer Raum”) war es, alle relevanten Managementinformationen in einem Raum zusammenzufassen. Der Fokus lag dabei auf der Wertschöpfung für den Kunden und der Schaffung eines umfassenden gemeinsamen Verständnisses für das zu liefernde Produkt.

Darüber hinaus konnte durch die Einführung von Obeya die interne Kommunikation deutlich effizienter gestaltet werden. Meeting-Marathons, endlose Email-Ketten und strapaziöse Entscheidungsprozesse wurden nahezu vollständig eliminiert.

Obeya im Überblick

Das Herzstück von Obeya ist ein großer, angenehmer Raum. Im Idealfall, sollte er sich an einer zentralen Stelle im Gebäude sein, sodass alle Mitarbeiter vergleichbar lange Laufwege haben, um diesen aufzusuchen. Der Raum sollte nach Möglichkeit rechteckig sein und vier Wände mit genügend Flächen für Poster, Post-it’s oder Whiteboards und Pinnwände aufweisen.

Im Raum werden die Wände gemäß des PDCA-Zyklus mit Informationen bestückt. Dementsprechend  die erste Wand mit Planungsdaten, die zweite mit Informationen aus dem Bereich “do” und so weiter.

• Der Planungsabschnitt dient zur Darstellung des “Großen Ganzen”. Vision und Planungsdaten werden an dieser visualisiert. Auch eine feinere Untergliederung in Arbeitspakete, Prioritäten und Verantwortlichkeiten ist hier möglich. Zudem finden sich in diesem Bereich Equipment für die Gestaltung des Raumes. In diesem Bereich werden Abhängigkeiten, Ressourcen und Kosten diskutiert, abgehakt oder aktualisiert. Mögliche visuelle Darstellungen sind u. a. Canvas Modelle, Gantt-Charts, Teamregeln und Visionsbilder. 
• Der „Do“-Abschnitt repräsentiert die Ausführungskontrolle. Hierbei werden die wichtigsten Daten und Informationen aus der Versorgung, Produktion, Sicherheit, Qualität und der Umgebung gesammelt, überprüft und mit den vorgegebenen Zielen verglichen. Dies ist wichtig, um das vorgegebene Qualitäts- und Leistungsniveau zu halten oder gar zu verbessern. Ressourcenauslastungsstatistiken und Fortschrittsgrafiken sind hier mögliche Vertreter.
• Die aus dem vorherigen Schritt resultierenden Ergebnisse werden mithilfe von Kennzahlen und KPIs geprüft und dokumentiert. Probleme und Schwierigkeiten werden diskutiert und Lösungsansätze erarbeitet. Der physische und finanzielle Fortschritt wird überprüft, aktualisiert und als Anhaltspunkt für das nächste Meeting festgelegt. Hier wird beispielsweise mit Value Stream Maps und Trendanalysen und harten Controlling-Daten gearbeitet.
• Am Ende werden Entscheidungen über noch offene Punkte getroffen. Dabei wird auf das  zuvor gesammelte Wissen aufgebaut. Oft entstehen hier neue Sichtweisen bzgl. den  in vorherigen Meetings gefundenen Lösungsansätzen. Dies trägt maßgeblich zur Wissenssteigerung für die nächsten Obeya-Treffen hinzu. 

“Das Ziel des Obeya-Raums ist es, den PDCA-Zyklus zu beschleunigen, indem Informationen für alle Teammitglieder zugänglich gemacht werden, damit das Team Probleme so früh wie möglich erkennen und lösen kann.“ – Ellis George

Grundsätzlich sollte die PDCA- Struktur eingehalten werden, um den roten Faden des Obeya-Meetings aufrecht zu erhalten. Ziel ist es, für jede Wand eine sehr begrenzte Auswahl an aussagekräftigen Informationen zu präsentieren. Denkbar sind hier Poster, Diagramme, Etiketten oder Haftnotizen – schlichtweg alles Visuelle, das hilft, gemeinsam zu verstehen, Entscheidungen zu treffen und Lösungen zu erarbeiten.

Arbeiten im Obeya-Raum

In der Regel wird ein- bis zweimal pro Woche ein ca. 1-stündiger “walk” durch den Obeya-Raum durchgeführt.

Bevor die Teammitglieder einen Obeya-Raum betreten, ist sicherzustellen, dass sie wissen, was sie von einem Obeya erwarten können und wie er genutzt wird. Wichtig ist hierbei, dass herausgestellt wird, dass Obeya ein lang an-dauernder Prozess ist, der sich kontinuierlich verändert, um das Verhältnis zwischen Leistung und Verbesserung zu steigern. Anschließend wird das Projekt kurz zusammengefasst und die Ziele skizziert. Dann beginnt der Marsch durch den Raum. Dabei wird jedes visuelle Element an allen vier Wänden betrachtet.

Zu beachten ist hierbei, dass jedes visuelle Element einem Teammitglied zugeordnet ist und er verantwortlich für die Pflege des Objektes ist (in der Praxis hat sich bewährt ein kleines Foto des Mitarbeiters neben dem entsprechenden Visual zu platzieren). Aufkommende Fragen werden entweder sofort diskutiert oder an der Act-Wand festgehalten. Grundsätzlich werden für jedes Element folgende drei Fragen kurz diskutiert:

• Welchen Mehrwert bringt uns dieses Element?
• Wie trägt es zum Erfolg des Produktes/Projektes bei und
• welcher Misserfolg kann entstehen?

In der Regel erfolgen Änderungen nur während des Obeya-Meetings, damit sichergestellt wird, dass alle Projektbeteiligten zu jeder Zeit über Veränderungen informiert sind. Jede Information, die an den Wänden hängt, muss sinnvoll zum Projekt beitragen und einen Zweck erfüllen. Die Teams müssen eigenverantwortlich entscheiden, welche Metriken und Informationen relevant sind und wie diese sich in die Gesamtstrategie eingliedern lassen. Objekte können nach Absprache hinzugefügt und obsolete Informationen entfernt werden.

Schlussgedanken

Die Arbeit in einem Obeya ist ein iterativer Prozess und Bedarf eines langen Atems. Denn jedes Team wird feststellen, dass es tatsächlich sehr schwierig ist, aussagekräftige Leistungskennzahlen zu finden. Allerdings wird sich dies ändern, sobald sich Routine einstellt.

Obeya kann also helfen, die Zusammenarbeit in Projekten und bei der Produktentwicklung transparenter und effizienter zu gestalten. Dies gelingt, indem hilfreiche Grafiken, notwendige Informationen und wichtige Ressourcen an einem Ort zusammenführt werden. Teams können sich auf die relevanten Themen fokussieren und gemeinsam in einem fixen Turnus den Fortschritt einsehen, Probleme erkennen und Lösungsvorschläge erarbeiten.

Wenn Ihr mehr erfahren wollt, dann kontaktiert uns doch einfach für einen kostenlosen Beratungstermin.