Dienstagmorgen, ich bin auf dem Weg ins Büro. Meine Mails habe ich schon zu Hause gecheckt. Dann noch schnell meine Social Media Kanäle, also Twitter, Instagram und Facebook durchgesehen, anschließend noch Spiegel.de überflogen – ich bin gerüstet.
Um 9:00 Uhr komme ich im Büro an. Ich schalte meinen Laptop an. „Bling“. Aha schon wieder 3 neue Mails im Postfach. Die erste Mail scheint extrem wichtig zu sein. In der Betreffzeile steht Dringend mit drei Ausrufezeichen. Mein Chef sitzt anscheinend auf Kohlen und erwartet dringend einen Bericht von mir. Ich antworte also zügig an den gesamten Mailverteiler von 20 Personen und schicke ihm den gewünschten, bereits vorbereiteten Bericht. Die anderen beiden Mails scheinen nicht so – “Bling“. Meine Freundin schreibt mir über WhatsApp, ob ich heute Abend Geschirrspültabs mitbringen könnte. Kann ich – antworte ich. Zurück zu den Mails. „Bling“. Max Mustermann möchte Sie als Kontakt hinzufügen. Wer war denn das nochmal – erstmal schnell sein Profil begutachten. Ach ja, der Controller des Kunden – gut, Einladung angenommen. Jetzt aber – „Bling“, schon wieder eine Rückantwort-E-Mail vom Chef. Er braucht noch mehr Details zu der Grafik auf Seite fünf. Also schnell die Informationen ergänzt und zurück mit der elektronischen Post.
Nachdem ich die beiden anderen E-Mails noch beantwortet habe, mache ich mich auf einen Kaffee zu holen. „Plong“. Diesmal kommt ein anderes Geräusch aus meinem Handy. Eine Twitter-Nachricht, jemand hat meinen Beitrag kommentiert. Gleich mal reinschauen. Mist, im gleichen Moment poppt eine Terminerinnerung auf meinem Mobiltelefon auf. Call mit Jana in 15 Minuten. Zurück an meinem Schreibtisch mit der Tasse Kaffee in der Hand vibriert es schon wieder an meinem Oberschenkel. Menno. Mein Freund Benny fragt mich via Facebook Messenger, ob ich heute spontan Lust auf ein Bierchen hätte. Ich schicke ihm einen Daumen nach oben. „Bling“. Ein neuer Post und noch einer und noch einer in unserem neuen Slack Channel. Ja, so direkte Kommunikation ist schon cool – gleich mal antworten. „Bling“, „Bitte bring auch noch Weichspüler mit!“ „Natürlich, Schatz!“. So, jetzt wird es aber höchste Zeit für den Video-Call mit Jana. Ich öffne Skype – Mist, es startet ein Update. Zu meinem Erstaunen geht es aber relativ zügig.
Anschließend suche ich nach Jana in meinen Kontakten und finde sie nicht. Verdammt! Sie nutzt doch Google Hangouts oder? Lieber nochmal die Einladung checken – hab ja noch 2 Minuten. Oh, regt mich das auf mit dieser Sucherei. Ah, da ist sie ja. Call via Bluejeans. Via was? Bluejeans – noch nie gehört. Wo finde ich das? Noch eine Minute. Bluejeans gefunden. Schnell noch installieren, zum Glück habe ich Administratorrechte. Ok, ich starte Bluejeans. Was eine Hektik. 5 Minuten später habe ich es geschafft. Jana und ich reden miteinander. Allerdings ohne Bild, weil die Kamera habe ich in der Kürze der Zeit nicht zum Laufen gebracht. Nach der 30-minütigen Nicht-Video-Konferenz schaue ich auf mein Smartphone. 10 likes für meinen Instagram-Post von gestern Abend – sehr cool! Aber jetzt ab zum nächsten Meeting, einem Skype-Call mit 4 Kollegen. Da funktioniert wenigstens die Kamera.
Problem Geschwindigkeit
Kommunikation kann grundsätzlich in synchrone und asynchrone Kommunikation unterschieden werden. Während bei asynchroner Kommunikation der Austausch zeitlich versetzt sattfindet, erfolgt er bei der synchronen Kommunikationsform zeitgleich. Man könnte auch sagen, dass asynchrone Kommunikation immer dort auftritt, wo Lesen und Schreiben stattfindet, während synchrone Kommunikation beim Sehen und Hören auftritt. Dies bedeutet folglich, dass sowohl Emails auch Messenger Dienste wie WhatsApp oder Telegram in die Kategorie der asynchronen Kommunikationsmedien fallen, während das Telefon und der Live-Chat den Vertretern der direkten oder synchronen Kommunikation zuzuordnen sind.
Es gibt Wichtigeres im Leben, als beständig dessen Geschwindigkeit zu erhöhen. – Mahatma Ghandi
Nun ist es allerdings so, dass häufig versucht wird asynchrone Kommunikationstools synchron zu nutzen. Sei es indem in Großbuchstaben „dringend“ in den Betreff der Email geschrieben wird, oder alle 10 Minuten auf WhatsApp nachgefragt wird, ob jetzt dann mit der Antwort zu rechnen sei. Man könnte fast vermuten, dass die Formel Antwortzeit = Wertschätzung immer mehr zum ungeschriebenen Gesetz in Firmen wird. So wird praktisch jeder Mitarbeiter in der heutigen Zeit zwangsläufig vor der Frage stehen, ob er sich der neuen Geschwindigkeit anpasst oder bei seinem Verhalten bleibt.
Problem Email
Nach wie vor ist die E-Mail der Deutschen liebstes Kommunikationsmedium. Allein 2017 wurden rund 770 Milliarden E-Mails (ohne Spamnachrichten) verschickt. Und das obwohl ich praktisch niemanden kenne, der in seinem Beruf vom Tisch aufspringt und „Hurra“ schreit, wenn eine neue Email auf seinem Monitor erscheint. Dies liegt darin begründet, dass Emails häufig der Ursprung von Konflikten sind oder als Zeitfresser fungieren. Der Hauptgrund für dieses Konfliktpotential liegt darin begründet, dass Emails im Unterschied zum persönlichen Gespräch keine non-verbalen Botschaften enthalten. Durch das Fehlen dieser emotionalen Komponente kann die Nachricht sehr leicht falsch verstanden werden. Oder anders formuliert: Wir übermitteln eine Information an den Adressaten und setzen dabei voraus, verstanden zu werden, ohne es verifizieren zu können oder zu wollen. Ganz nebenbei ist es auch oft einfacher jemandem via E-Mail ein NEIN zu schicken, als es der Person direkt ins Gesicht zu sagen.
Noch ein paar Tipps zum Umgang mit Emails und zur Reduktion der Flut:
- Denken Sie bei der nächsten Email an einen großen Verteiler, ob es wirklich nötig ist, alle Kollegen mit in die Informationsschleife zu holen. Schließlich reden Sie ja auch nicht mit jedem Kollegen beim mittäglichen Kantinenbesuch.
- Machen Sie es wie ein Manager eines DAX-Unternehmens. Wenn Sie auf einer Mail mit cc markiert wurden, schreiben Sie eine Mail mit dem Inhalt „warum stehe ich auf cc?“ zurück. Sie werden sehen, wie schnell sich die Anzahl Ihrer CC-Emails reduziert.
- Löschen Sie ihren Posteingang nach der Rückkehr aus dem Urlaub ungelesen (für die softere Variante können Sie die Emails auch in einen Quarantäne-Ordner schieben). In der Praxis stellte es sich heraus, dass bei den gefühlt 1000 Mails vielleicht 4-6 Wichtige dabei waren. Und diese kamen wieder.
Problem neue Tools
Neue Tools gibt es täglich, auch neue Kommunikationstools. Aber welches sind die richtigen, wie finde ich die für mich passenden? Brauche ich unterschiedliche Tools fürs Private und die Arbeit? Laufen die digitalen Helferlein auf meiner Infrastruktur, sprich auf meinem Rechner und meinem Handy? Was kosten die Werkzeuge und nutzen meine Kollegen diese auch? Diese und noch viele Fragen mehr gilt es zu klären, wenn wir eine neue App oder eine SAS-Software in der Cloud nutzen. Und das obwohl sich doch alle einig sind, dass Technik nur ein „Enabler“ sein soll. Allerdings gibt es mittlerweile so viele „Enabler“, dass die Suche im Dschungel der digitalen Kommunikationsvereinfacher sehr mühsam werden kann.
Nehmen wir einmal das Beispiel Messenger Dienste. Nahezu alle nutzen Messenger Dienste wie WhatsApp im privaten Umfeld. Sei es zur schnelle Terminabsprache, für eine kleine Rückfrage oder als Informationskanal. Warum also diese Tools nicht auch im beruflichen Umfeld nutzen? Aber auch hier prasseln schon wieder Fragen über Fragen auf uns ein:
- Welches Tool nutzen die Kollegen?
- Wie ist es mit dem Datenschutz hinsichtlich der DSGVO bestellt?
- Wie hoch sind Batterie und Datenverbrauch der App?
Chance Slack & Co.
Aktuell sind Tools wie Slack, Microsoft Teams oder Google Hangouts in aller Munde, die sich auf die Fahne geschrieben haben, Licht ins Dunkel zu bringen – oder, besser gesagt, eine Alternative zur E-Mail darzustellen. So setzen aktuell etwa 60 % der DAX-Unternehmen bereits Slack ein. Auf den ersten Blick handelt es sich bei diesen Tools die sowohl asynchrone als auch synchrone Kommunikation unterstützen, um moderne Chat-Systeme. Hinter den webbasierten Lösungen verbirgt sich allerdings mehr. Man könnte z. B. das Herz von Slack als Kommunikationszentrale bezeichnen, in der alle relevanten Informationen und Nachrichten geordnet nach Themen, Aufgaben oder Teams zusammenkommen.
Diese Themengebiete oder Kanäle können Mitarbeiter nach eigenem Bedarf dursuchen, kommentieren oder abonnieren. Slack ordnet diese Themen intelligent (z. B. indem es intensiv diskutierte Themen hervorhebt) und kann so die Informationsflut im besten Falle kanalisieren. Aber Slack kann noch mehr: So lassen sich beispielsweise Dateien hochladen und andere Dienste wie Dropbox, Trello oder Twitter integrieren.
So weit so gut, aber wird mit diesen Werkzeugen nun alles besser? Ganz ehrlich – ich glaube, nein. Vielleicht werden manche Situationen einfacher zu bewältigen sein. Vielleicht führen diese Werkzeuge langfristig zur Abschaffung der E-Mail. Aber trotzdem wird Kommunikation die Königsdisziplin in unserem Berufsalltag bleiben – Kommunikationstools hin oder her.
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