Gastbeitrag – Tipps für Telefon- und Videokonferenzen

Heute freue ich mich, dass wir Christian Obad von der Firma Lorenzo für einen Gastbeitrag gewinnen konnten. Seine hilfreichen Tipps zu Video- und Telefonkonferenzen hat er auch in seinem Buch “33 Tipps für effektive Meetings” verfasst. Aber nicht nur Christian Obad, nein auch Heiko Bartlog hat mit seinen CO-Moderationskarten Bonus-Material zu diesem Artikel beigesteuert. Aber nun viel Spaß mit dem Artikel:

Manchmal verändern äußere Umstände die Zusammenarbeit schneller, als das selbst fortschrittliche Unternehmen gedacht haben. War die Arbeit im Homeoffice in vielen Unternehmen gar nicht oder nur schwer zu erreichen, ist es nun der neue Standard. Viele Meetings, die früher für unverzichtbar gehalten wurden, fallen nun aus oder werden als Video- oder Telefonkonferenz durchgeführt.

Mit zunehmend verteilt arbeitenden Teams haben Telefon- und Videokonferenzen eine wachsende Bedeutung. Diese Formen der Besprechung haben gewisse Vorteile gegenüber Präsenzterminen. So fallen zum Beispiel Reisezeiten und -kosten weg – das gilt auch für die „Anreise“ innerhalb eines Bürogebäudes. Gleichzeitig bringen diese verteilten Besprechungen aber auch eine ganze Reihe von Problemen mit sich. Nach unserer Erfahrung können verteilte Treffen auf Dauer nicht das persönliche Zusammenkommen von Menschen in einem Raum ersetzen. Sie können aber helfen, den Zeitraum zwischen zwei persönlichen Terminen zu überbrücken.

Viele der Tipps aus dem Buch gelten auch für Telefon- und Videokonferenzen: Lassen Sie sie weg, wenn sie nicht unbedingt erforderlich sind, legen Sie ein Ziel fest und kommunizieren Sie es, dünnen Sie Serientermine aus, überprüfen Sie die Notwendigkeit von Regel-Videokonferenzen regelmäßig und so weiter.

Telefon- und Videokonferenzen bringen aber auch spezielle Herausforderungen mit sich. Wunderschön ist der Wahnsinn von Telefonkonferenzen in diesem Video zusammengefasst, in dem die üblichen Vorkommnisse einer Telefonkonferenz in eine Präsenzbesprechung übertragen wurden. Klicken Sie auf https://youtu.be/DYu_bGbZiiQ oder suchen Sie in einer Suchmaschine nach „A Conference Call in Real Life“.

Hier gibt es noch ein paar zusätzliche Tipps, die sich auf diese beiden Sonderformen beziehen. Anders als bei Präsenzterminen haben Sie als Sitzungsleitung nicht auf alle Faktoren einen direkten Einfluss. Aber vielleicht mögen Sie die folgenden Tipps an die Teilnehmenden Ihrer Telefon- oder Videokonferenz weitergeben.

Sorgen Sie für das richtige Umfeld

Der große Vorteil von Telefonkonferenzen ist, dass man von überall daran teilnehmen kann. Der große Nachteil von Telefonkonferenzen ist, dass man von überall daran teilnehmen kann. Und viele Telefonkonferenzen werden dadurch sehr anstrengend, dass eine wilde Mischung unterschiedlichster Hintergrundgeräusche zusammenkommt: Gesprächskulisse im Café, Hundegebell, Straßenverkehr, gerne mit Martinshorn, Ansagen im Zug, Bahnhof oder am Flughafen, ins Zimmer platzende Menschen, im Hintergrund telefonierende oder diskutierende Menschen – und immer wieder Wind. Das Problem ist, dass die Person, die den Lärm verursacht, diese Hintergrundgeräusche selbst oft gar nicht wahrnimmt beziehungsweise gut ausfiltern kann. Übertragen über die Telefonleitung stören sie aber immens.

Bitten Sie die Teilnehmenden daher, auf ein ruhiges und windgeschütztes Umfeld zu achten. Und fordern Sie sie dazu auf, die Stummschalt-Funktion ihres Telefons („Mute“) zu nutzen. Das birgt allerdings die Gefahr, dass sie das vergessen und Wortmeldungen verloren gehen können.

Verwenden Sie ein hochwertiges Headset. Es besteht aus einem Kopfhörer sowie einem Mikrofon mit gleichbleibendem Abstand zum Mund. Sofern Sie Einfluss darauf haben, sorgen Sie dafür, dass alle Konferenz-Teilnehmenden damit ausgerüstet sind.

Wer im Büro oder Homeoffice an einer Telko teilnimmt, kann einen „Bitte-nicht-stören“-Zettel an die Tür kleben, am besten mit einem Hinweis, ab wann man wieder ansprechbar ist.

Manche Unternehmen mit Großraumbüros haben schallisolierte Telefonzellen eingerichtet, in denen Sie ungestört telefonieren können und auch die anderen Kollegen nicht stören. Nutzen Sie diese oder schlagen Sie deren Einrichtung vor.

Auch im Homeoffice gibt es viele akustische Störungsquellen: Vermeiden Sie die Küche und den Balkon, schließen Sie die Fenster und bringen Sie Haustiere außer Hörweite.

Vermeiden Sie es, während einer Telefonkonferenz zu essen und zu trinken. Kau- und Schluckgeräusche werden über die Telefonleitung verstärkt und sind für die anderen Teilnehmenden hörbar.

Wenn Sie sich während des Gesprächs Notizen machen, machen Sie das am besten handschriftlich und nicht am Computer. Auch das Klappern der Tastatur ist über die Telefonleitung sehr laut und störend, bei Videokonferenzen oft sogar noch mehr, da das Mikrofon in unmittelbarer Nähe der Tastatur ist, vor allem, wenn kein Headset zum Einsatz kommt.

Zum passenden Standort für die Teilnahme gehört auch ein Ort mit gutem Mobilfunksignal, wenn Sie sich mit Ihrem Mobiltelefon einwählen. Suchen Sie sich einen Platz mit starkem Signal und bleiben Sie dort.

Nehmen Sie nicht an Telefonkonferenzen teil, wenn Sie Auto fahren – auch nicht mit Freisprecheinrichtung. Multitasking funktioniert nicht und Sie sind weder im Meeting noch im Straßenverkehr mit der vollen Aufmerksamkeit dabei. Im ersten Fall kann das für die anderen Teilnehmenden ärgerlich sein, im zweiten Fall tödlich enden. Anhalten, Pause machen und im stehenden Auto telefonieren ist die bessere Wahl und führt auch zu weniger ärgerlichen Verbindungsabbrüchen.

Videokonferenzen haben den Vorteil, dass Sie über den zusätzlichen visuellen Kanal mehr von Ihren Gesprächspartnern mitbekommen. Sie können sehen, wenn jemand in Widerstand geht oder einer Sache ablehnend gegenübersteht. Und Sie können die Redebeiträge wesentlich besser steuern, weil sich Teilnehmende per Handzeichen zu Wort melden können. Trotzdem sollten Sie auch hier das Wort aktiv erteilen.

Der zusätzliche Bildkanal kann allerdings auch irritieren und ablenken. Das hängt vom Hintergrund ab. Hier gilt es also nicht nur, für ein akustisch ruhiges Umfeld zu sorgen, sondern auch für das richtige Hintergrundbild. Vermeiden Sie Menschen, die im Hintergrund durchs Bild gehen. Ein helles Fenster im Hintergrund verdunkelt Ihr Gesicht, womit Sie für die anderen nicht mehr zu erkennen sind. Besonders im Homeoffice dürfen Sie sich überlegen, wie viel Privates und Intimes Sie von sich preisgeben wollen.

Vorbereitung und Versenden der Zugangsdaten

Bei Telefon- und Videokonferenzen gehören die Zugangsdaten zum virtuellen Konferenzraum in die Einladung/Tagesordnung. Am besten schreiben Sie diese auch in den Outlooktermin und in jede Erinnerungsmail – auch dann, wenn es sich um einen regelmäßigen Termin handelt. Erfahrungsgemäß gibt es immer eine Person, die die Zugangsdaten gerade nicht zur Hand hat.

Die Teilnehmenden sollten sich im Optimalfall ein paar Minuten vor Beginn der Konferenz einwählen. Manchmal ist es empfehlenswert, die Einwahl einen Tag vorher auszuprobieren – gerade wenn es sich nicht um einen regelmäßigen Termin mit einer gewissen Routine handelt. So bleibt im Zweifel noch genügend Zeit, etwaige Probleme zu lösen: nicht funktionierende Telefonnummern, technische Schwierigkeiten etc.

In vielen Videokonferenzen geht jedes Mal eine Menge Zeit verloren, bis alle Teilnehmenden voll handlungsfähig sind. In der Einladung zur Videokonferenz darf daher der Hinweis nicht fehlen, vor Beginn der Veranstaltung zu überprüfen, ob die aktuellste Version der verwendeten Videokonferenz-Software installiert ist. Weisen Sie auch darauf hin, die Webcam und das Headset vorab zu testen.

Bei der Planung kann es übrigens eine Rolle spielen, wo – also in welcher Zeitzone – sich die Teilnehmenden befinden. Denken Sie dann auch an internationale Einwahlnummern für Teilnehmende, die sich im Ausland befinden.

Start der Konferenz – Check-in

Bei Video- und besonders bei Telefonkonferenzen sind wir in unserer Wahrnehmung der anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmer stark eingeschränkt. Bei Telefonkonferenzen müssen wir auf die Interpretation von Mimik und Gestik verzichten, was Kommunikation deutlich schwieriger macht.

Wir haben uns angewöhnt, gerade verteilte Konferenzen immer mit einem kurzen Check-in zu beginnen, bei dem die Teilnehmenden kurz ihren Namen nennen und ggf. ihre Position und Aufgabe oder Rolle, falls sich nicht alle gut kennen. Außerdem sollen sie kurz sagen, wo sie sich gerade befinden und wie es ihnen persönlich geht. Dieses Startritual hilft den Menschen, in dem temporären, gemeinsamen virtuellen Raum anzukommen, und es gibt den anderen einen Eindruck über die allgemeine Befindlichkeit. Das ist in Telefonkonferenzen besonders sinnvoll, weil es keinen optischen Eindruck gibt, aus dem sich ergeben könnte, wie es den Einzelnen geht.

Damit nicht alle durcheinanderreden, sollte die Moderation die Teilnehmenden dazu einzeln auffordern. Dafür ist eine ausgedruckte Teilnehmerliste extrem hilfreich. Auf dieser Liste können Sie auch vermerken, falls jemand fehlt.

Moderation bei verteilten Konferenzen

Auch bei der Gesprächsführung gibt es ein paar besondere Herausforderungen. Ärgerlich ist es, wenn zwei Menschen gleichzeitig sprechen. Darum ist es gerade bei Telefonkonferenzen wichtig, dass die Moderation jeweils das Wort erteilt. Hier kann eine Rednerliste nützlich sein. Eröffnen Sie einen Tagesordnungspunkt. Informieren Sie über die Fragestellung und das Ziel des Tagesordnungspunktes. Die Teilnehmenden, die dazu einen Beitrag haben, fordern Sie auf, sich kurz namentlich zu melden. Schreiben Sie sich die Reihenfolge auf und erteilen Sie nacheinander das Wort. Fragen Sie zwischendurch nach neuen Wortmeldungswünschen.

Bitten Sie die Teilnehmenden, jeden Wortbeitrag mit ihrem Namen zu beginnen. Die Stimmen sind in einer Telefonkonferenz oft nicht zu unterscheiden.

Eine weitere besondere Herausforderung können Verzögerungen sein, die entstehen, wenn weit entfernte Teilnehmende dabei sind oder Menschen über unterschiedliche Verbindungen (Festnetz, Mobilfunk, Internet-VoIP) teilnehmen. Deshalb sollten Sie zwischen den einzelnen Wortbeiträgen jeweils eine kurze Pause machen, bevor Sie sprechen, und die Teilnehmenden auffordern, das auch zu tun.

Unterbrechungen sind in Telefon- und Videokonferenzen noch nerviger als in Vor-Ort-Meetings. Unterbinden Sie dies in der Moderation – auch, indem Sie immer wieder nach Wortmeldungen fragen. Menschen, die sich noch gar nicht geäußert haben, können Sie auch namentlich ansprechen.

Vermeiden Sie Ablenkungen

Es kann schon verlockend sein: In Video- und noch mehr in Telefonkonferenzen bekommen die anderen nur in einem sehr reduzierten Ausmaß mit, wenn Sie nebenbei noch etwas anderes machen – E-Mails lesen oder beantworten, im Internet surfen – der Blick auf den Monitor ist fast derselbe. Vermeiden Sie solches Multitasking. Sie werden der Diskussion nicht folgen können. Und es ist nicht nur respektlos gegenüber den anderen Teilnehmenden – im Extremfall machen Sie sich ganz schön zum Affen, wenn Sie mehrmals nicht auf die direkte Ansprache der Moderation reagieren oder sich in die Diskussion einschalten, ohne deren Verlauf wirklich bewusst mitverfolgt zu haben.

Achten Sie auf Vertraulichkeit

Anders als in einem geschlossenen Meetingraum ist eine Vertraulichkeit in Telefonkonferenzen nicht gegeben. Damit meinen wir noch nicht einmal die Möglichkeit, dass Telefone abgehört werden könnten. Telefonieren Teilnehmende im öffentlichen Raum, zum Beispiel am Bahnhof, gibt es immer Menschen, die ungewollt zuhören. Suchen Sie für Telefonkonferenzen deshalb gezielt ungestörte Orte auf. Nutzen Sie auch Blickschutzfolien für Ihren Laptop-Bildschirm und decken Sie die eingebaute Kamera ab, wenn Sie sie nicht nutzen.

Schauen Sie in die Kamera

Videokonferenz-Profis wissen, dass die Kamera in der Regel etwas oberhalb des eigenen Bildschirms ist. Wenn Sie auf den Bildschirm und die Videobilder der anderen Teilnehmenden schauen, sieht das für das Gegenüber aus, als würden Sie nach unten schauen. Blicken Sie deshalb immer wieder – besonders, wenn Sie sprechen – direkt in die Kamera. Und vergessen Sie nicht zu lächeln.

Geteilter Bildschirm – räumen Sie den Desktop auf

Manchmal ist es hilfreich, wenn alle Beteiligten zusammen auf einen Bildschirm schauen können, etwa um an einem Dokument zu arbeiten oder Informationen aufzunehmen. Denken Sie beim Teilen und Freigeben Ihres Monitors daran, dass häufig alles, was auf Ihrem Monitor passiert, auch von allen anderen gesehen werden kann. Räumen Sie daher vor einer Videokonferenz Ihren Desktop auf. Niemand muss sehen, welche Dateien dort herumliegen. Schließen Sie alle nicht benötigten Programme – insbesondere E-Mail- und Messengerclients, die mit Desktopbenachrichtigungen arbeiten.

BONUSMATERIAL

Die wichtigsten Tipps für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer Ihrer nächsten Telefon- oder Videokonferenz können Sie hier als PDF herunterladen und verteilen. Kurz und knapp auf einer DIN-A4-Seite. Jeweils mit „Du“- und „Sie“-Ansprachen:

Und jetzt noch das versprochene Bonus-Material von Heiko. Unter diesem Dropbox-Link könnt ihr euch die aktuelle Version der virtuellen Meeting Cards herunterladen.

Wir wünschen euch viel Spaß und ein gutes Gelingen eurer nächsten Telefon- oder VideoKonferenzen.

 

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